nieuws
ICT-project kost Zwolle, Kampen en provincie miljoenen meer door fouten
De installatie van een nieuw ICT-systeem voor de gemeenten Zwolle, Kampen en de provincie Overijssel heeft ruim 2,5 miljoen euro meer gekost dan begroot, wat neer komt op een verdubbeling van de kosten. In een rapport van onderzoeksbureau Lysias Advies staat te lezen dat een opeenstapeling van fouten heeft geleid tot een ingewikkeld ict-systeem dat veel storingen kent en niet van tevoren is getest.
De gemeente Kampen en de provincie Overijssel besluiten in 2014 een nieuw ict-systeem aan te schaffen, het huidige is verouderd. Omdat de gemeente Zwolle samenwerkt met Kampen en Overijssel op verschillende gebieden besluit Zwolle ook in te stappen in het nieuwe data en opslag-systeem (DOS). Het budget wordt bepaald op ruim 2,8 miljoen, maar de gemaakte kosten tot juni 2017 zijn ruim 5,3 miljoen euro.
Verkeerde keuze
De onderzoekers hebben gekeken waarom de kosten voor het ict-systeem zo veel hoger zijn uitgevallen en komen tot de conclusie dat er is gekozen voor een ingewikkelde invoering van een data-systeem, dat in eerste instantie was afgewezen, juist vanwege de complexiteit en de kosten. Bovendien loopt het project grote vertragingen op en zijn mensen niet geschoold genoeg om het in te voeren.
De keuze voor het complexe systeem lijkt bovendien op eigen houtje van het projectteam te zijn gemaakt, zonder dat de directie daar zeggenschap over heeft gehad. In het rapport staat dat de directeuren op het verkeerde been zijn gezet als het gaat om afwijkingen en de financiële gevolgen in het project.
Storingen
Een grote storing rond Pasen 2016 maakt duidelijk dat er nog veel niet klopt. De gevolgen zijn enorm, zowel in Zwolle als Kampen kunnen mensen hun werk niet doen en lopen systemen helemaal vast. Ruim een half miljoen euro extra kosten is het gevolg.
Onderschat
De invoering van het ict-systeem is onderschat, het werd gezien als voor drie instanties de hardware vervangen, terwijl het veel omvangrijker was met ook grote organisatorische gevolgen. Lysias Advies stelt ook kanttekeningen bij de verantwoordelijkheden van de leveranciers aan het DOS-systeem.
Inmiddels werkt het systeem beter, er zijn nieuwe en beter (bij-)geschoolde medewerkers ingezet op de invoering van het DOS-systeem en met uitzondering van kleine storingen werkt het. De complete invoering is nog niet klaar, dat wordt later dit jaar verwacht.
Lessen
Het adviesbureau geeft als belangrijke les mee dat er eerder (externe) deskundigheid moet worden ingeschakeld als het mis dreigt te gaan. Het beter en vollediger omschrijven van het risico en de gevolgen van de complexe invoering van het gekozen ict-systeem kan in de toekomst dit soort miljoenen-overschrijdingen wellicht voorkomen.
Toelichting Zwolle
De gemeente Zwolle is de woordvoerder over dit project en geeft aan volgende week maandagavond 16 oktober tijdens de raadsvergadering in te gaan op vragen. Tot die tijd komt er geen toelichting en verwijst de gemeente naar het rapport.
