Gemeenten vergaderen op grote schaal digitaal, maar dat gaat niet altijd goed

Voorafgaand aan de Informatieronde Grondgebied, afgelopen maandag, leek er in Wierden niets aan de hand. 's Ochtends was er getest en tijdens de proefuitzending ging alles goed. 's Avonds was de situatie echter anders. "Het ging direct mis", meldt woordvoerster Jolanda Prins.

"Eerst was er geen verbinding. Wat later kwamen we erachter dat het publiek de uitzending niet kon volgen. Het geluid liep niet synchroon met het beeld. De raadsleden zelf konden wel online vergaderen via het programma Zoom en hadden geen problemen. Het probleem zat echt in de uitzending naar het publiek."

Een belangrijke voorwaarde van het digitale vergaderen is dat iedereen die belangstelling heeft voor de bijeenkomst deze moet kunnen volgen. Nu dat niet zo was, besloot de voorzitter van de vergadering in overleg met de fractievoorzitters van de politieke partijen dat de bijeenkomst gestaakt moest worden.

Het is tot nu toe de enige keer dat Wierden tegen echte problemen opliep tijdens een digitale bijeenkomst. "Drie weken terug was een vergadering slecht te volgen door een capaciteitsprobleem bij Notubiz", vertelt de woordvoerster. "Die uitzending kwam moeizaam op gang, maar de kwaliteit werd gaandeweg de uitzending beter."

Wierden heeft de Informatieronde Grondgebied verplaatst naar volgende week woensdag. Door veel te testen en te zorgen dat alle problemen opgelost worden, wil Wierden nieuwe problemen voorkomen. "We moeten niet vergeten dat dit een nieuwe techniek is die momenteel zwaar belast wordt, iedereen gebruikt het tegelijkertijd. We zien bij verschillende leveranciers vergelijkbare kinderziektes."

Ook in Raalte was voorafgaand aan de raadsvergadering van maandag alles uitvoerig getest. "De apparatuur is een aantal weken geleden aangepast om digitaal vergaderen mogelijk te maken", laat woordvoerster Esmée Tijink weten.

Tijink: "Alles is toen uitgebreid getest. Standaardprocedure is dat de verbinding met het publiek vlak van tevoren nogmaals wordt getest door de externe partij die deze software levert. De externe partij was maandag niet bereikbaar, waardoor er niet getest kon worden."

Aan het begin van de vergadering ging het direct mis. Tijink: "De livestream voor publiek had wel beeld, maar geen geluid. De burgemeester besloot om die reden de vergadering voortijdig te beëindigen. Het was voor het eerst dat we dit moesten doen. Vanavond wordt de raadsvergadering opnieuw gehouden."

Michel Siepkes is Manager Operations bij NotuBiz. Dit Rotterdamse bedrijf ondersteunt een groot aantal gemeenten bij het digitaal vergaderen, waaronder Wierden en Raalte. "Maandagavond vergaderden ruim zestig gemeenten die klant bij ons zijn digitaal. Gisteravond waren het er ongeveer veertig en vanavond opnieuw zo'n zestig. Voor veel gemeenten is het digitaal vergaderen een nieuwe ervaring. Ze zijn nog zoekende hoe zij dit het beste kunnen doen. We merken dat het digitaal vergaderen ook voor veel raadsleden nieuw is. Het is toch anders dan wanneer je met z'n allen samen in een raadszaal zit."

Volgens Siepkes lag het niet aan de algehele systemen van NotuBiz dat de digitale bijeenkomsten in Wierden en Raalte (Almelo is geen klant, red.) technische problemen hadden. "Er komt veel kijken bij het opzetten van een digitale vergadering die vervolgens live te volgen is. De gemeente Wierden hebben we geholpen bij de opstart en kon daarna verder vergaderen. De techniek liet het afweten bij Raalte, daardoor is de bijeenkomst verschoven naar vanavond."

In Almelo, met Capgemini en Compagny Webcast als leveranciers, ging het afgelopen maandagavond ook mis bij de livestream voor het publiek. "Het geluid stond heel zacht", zegt raadsgriffier Corrie Steenbergen. De raadsleden zelf konden elkaar wel goed verstaan." Na ruim een uur werd besloten de raadsvergadering te staken.

Het heeft volgens raadsgriffier Steenbergen, zelf behept met een ict-achtergrond, heel wat voeten in aarde om een vergadering naar buiten te brengen. "Laten we bij wijze van spreken zeggen dat je te maken hebt met wel dertig variabelen. Die moeten allemaal goed staan. Als er ook maar één niet goed staat, werkt het systeem niet."

Ondanks dat de techniek soms tegen zit, ziet Steenbergen toekomst in het digitale vergaderen. "Het lukt ons om meer dan dertig raadsleden met elkaar in debat te laten gaat. Allemaal zitten ze thuis. Bovendien kent een 'normale' raadsvergadering zijn eigen disciplines. Wie het woord heeft gehad zet de microfoon uit en alle vragen, antwoorden en opmerkingen lopen via de voorzitter. Dat is online niet anders."

Ook Steenbergen wijst er op dat het digitale vergaderen met horten en stoten gaat omdat het voor iedereen nieuw is. "We hebben nog geen checklijsten. Het proces is nog niet geautomatiseerd. Maar dat is een kwestie van tijd."

Wat volgens Steenbergen ook een voordeel is, is dat er nog geen moeilijke onderwerpen op de agenda stonden. "En de digitale bijeenkomsten waren relatief van korte duur. Maar hoe gaat dat straks? Als de perspectiefnota wordt besproken, bijvoorbeeld. Zo'n bijeenkomst duurt met gemak een hele dag. We moeten nog even nadenken over hoe we dat gaan doen."

Lees meer:

Lees meer: