Reglement Integriteit

Inleiding
In deze Regeling Integriteit (hierna: de Regeling) zijn bepalingen opgenomen over het (zakelijk) verkeer tussen medewerkers van Stichting RTV Oost en derden, met als doel de (schijn van) vermenging van zakelijke belangen van RTV Oost met privébelangen van de medewerker en/of van derden te voorkomen. Deze Regeling bevat onder meer een nadere uitwerking van artikel 2.142 van de Mediawet en artikel 3 van de CAO voor het Omroeppersoneel.

Onder medewerkers wordt in deze Regeling verstaan degene die op grond van een arbeidsovereenkomst werkzaam zijn bij RTV OOST, alsmede bestuurders en toezichthouders van RTV OOST. Als mogelijk wordt in overeenkomsten met opdrachtnemers een bepaling opgenomen waarin deze zich conformeren aan de Gedragscode.

In het Reglement RvT en het bestuursreglement van RTV OOST zijn reeds integriteitsbepalingen opgenomen. De bepalingen in voorliggende Regeling gelden eveneens voor RvT-leden en de bestuurder van RTV OOST. Bij eventuele tegenstrijdigheid tussen deze regelingen prevaleert, als het de RvT-leden betreft, het reglement van de RvT en het Bestuursreglement voor zover het de bestuurder van RTV OOST aangaat.

Artikel 1. Belangenverstrengeling
1.1 Uitgangspunt is dat iedere vorm van tegenstrijdigheid, of de schijn daarvan, tussen de persoonlijke belangen van medewerkers en het belang van RTV OOST en zijn organisatie, wordt voorkomen.
1.2 Het is een medewerker niet toegestaan voor zichzelf of voor andere (rechts)personen direct of indirect enig (financieel) voordeel te bedingen of te aanvaarden van een aanbieder van diensten aan RTV OOST, indien dit voordeel direct of indirect verband houdt met werkzaamheden van de medewerker voor RTV OOST of indien dit voordeel diens onafhankelijke positie ten opzichte van de aanbieder kan beïnvloeden.
1.3 Een medewerker meldt een potentieel tegenstrijdig belang direct aan de bestuurder van RTV OOST. Er is in ieder geval sprake van een (potentieel) tegenstrijdig belang indien de medewerker, direct dan wel indirect, dan wel zijn echtgeno(o)t(e), geregistreerde partner of een andere levensgezel, (pleeg)kind en bloed- en aanverwanten tot in de tweede graad partij is bij een zakelijke transactie waarbij RTV OOST eveneens als partij optreedt of financiële of andere belangen in ondernemingen, organisaties, e.d., heeft die een directe dan wel indirecte relatie met RTV OOST hebben.
1.4 De bestuurder van RTV OOST besluit buiten aanwezigheid van de betreffende medewerker of sprake is van een tegenstrijdig belang.
1.5 Een medewerker die familie- of vriendschapsbetrekkingen of anderszins privébetrekkingen heeft met een aanbieder van diensten aan RTV OOST, onthoudt zich van deelname aan de besluitvorming over de betreffende opdracht.
1.6 Een medewerker neemt van een aanbieder van diensten aan RTV OOST geen faciliteiten of diensten aan die zijn onafhankelijke positie ten opzichte van de aanbieder kan beïnvloeden.

Artikel 2. Aanbesteding
Indien RTV OOST ten behoeve van zijn organisatie producten of diensten wenst af te nemen die grenzen van de wettelijke aanbestedingsregels niet overschrijden, is hij gehouden, bij tenminste drie organisaties/bedrijven een offerte aan te vragen, indien het met de opdracht gemoeide bedrag meer is dan € 50.000,-. Deze bepaling is niet van toepassing indien het uitzonderingen genoemd in de Europese aanbestedingsrichtlijnen betreft. Dit proces wordt zichtbaar en goed gedocumenteerd geadministreerd.

Artikel 3. Nevenfuncties
3.1 Een medewerker die een nevenfunctie wil vervullen, vraagt voorafgaand schriftelijke toestemming van de bestuurder van RTV OOST.
3.2 Een medewerker vervult geen nevenfuncties die strijdig zijn met het belang van RTV OOST en/of die de belangen van RTV OOST zouden kunnen schaden.
3.3 Indien een medewerker nevenwerkzaamheden verricht uit hoofde van zijn functie en in opdracht van RTV Oost, is het hem niet toegestaan, daarvoor inkomsten – in welke vorm dan ook – te ontvangen.

Artikel 4. Informatie
Een medewerker gaat zorgvuldig en vertrouwelijk om met informatie waarover hij of zij uit hoofde van zijn functie beschikt en wendt deze informatie alleen aan voor het doel waarvoor die is gegeven. Een medewerker betracht zowel tijdens als na beëindiging van het uitoefenen van diens functie bij RTV OOST geheimhouding jegens een ieder omtrent de werkzaamheden, de organisatie en de in- en externe contacten van RTV OOST, waarvan het vertrouwelijke karakter geacht kan worden aan de medewerker bekend te zijn.

Artikel 5. Aannemen en weggeven van geschenken
5.1 Een medewerker neemt uit hoofde van zijn functie geen geschenken, diensten of beloften aan om iets te doen of te laten.
5.2 Geschenken, diensten en giften van derden boven een bedrag van € 50,- die een medewerker uit hoofde van zijn functie ontvangt, worden gemeld aan de bestuurder van RTV OOST. De medewerker kan de betreffende geschenken of giften slechts behouden na toestemming van de bestuurder van RTV OOST.
5.3 Het is een medewerker niet toegestaan relatiegeschenken weg te geven, zonder voorafgaande toestemming van de bestuurder van RTV OOST.

Artikel 6. Onkostendeclaraties
6.1 Medewerkers krijgen de daadwerkelijk gemaakte onkosten in verband met het verrichten van werkzaamheden voor RTV OOST uitsluitend vergoed als een betalingsbewijs wordt overgelegd, de hoogte en de functionaliteit ervan kunnen worden aangetoond.
6.2 Een medewerker declareert geen onkosten die reeds op andere wijze zijn/worden vergoed.
6.3 Declaraties worden afgewikkeld volgens een daartoe vastgestelde administratieve procedure.
6.4 Een medewerker dient een declaratie in door middel van een daartoe vastgesteld formulier. Bij het formulier wordt, tenzij redelijkerwijs niet mogelijk, een betalingsbewijs gevoegd en op het formulier wordt de functionaliteit van de uitgave vermeld.
6.5 Gemaakte kosten worden, tenzij redelijkerwijs niet mogelijk, binnen een maand gedeclareerd. Eventuele voorschotten worden voor zover mogelijk binnen een maand afgerekend.
6.6 In geval van twijfel over een declaratie, wordt deze voorgelegd aan de bestuurder van RTV OOST.

Artikel 7. Gebruik van voorzieningen van RTV OOST
7.1 Gebruik van eigendommen, voorzieningen en (digitale) opslagruimte voor privédoeleinden is niet toegestaan, tenzij hiervoor vooraf schriftelijk door de bestuurder van RTV OOST toestemming is gegeven.
7.2 Medewerkers kunnen in aanmerking komen voor het in bruikleen krijgen van een mobiele telefoon, computer en audiovisuele apparatuur. Afspraken hierover worden schriftelijk vastgelegd.

Artikel 8. Sancties bij overtreding
Indien een medewerker handelt in strijd met deze Regeling kan er sprake zijn van een ernstig plichtsverzuim in de zin van artikel 5 van de CAO zulks ter beoordeling aan de bestuurder van RTV OOST.

Vastgesteld door het Bestuur van RTV Oost op 12 oktober 2018